Harga software payroll dan HRIS untuk UMKM 2026: komponen biaya, model harga, dan aturan yang harus didukung

Biaya software payroll atau HRIS untuk UMKM di Indonesia umumnya terdiri dari harga per karyawan per bulan, sering ditambah biaya dasar per perusahaan, modul tambahan (absensi, cuti, lembur, self-service), dan biaya satu kali untuk implementasi, migrasi data, serta mesin absensi. Di atas itu ada PPN 11% efektif dan risiko kenaikan harga saat perpanjangan. Harga yang tampak murah baru bisa dinilai setelah Anda memastikan software itu benar-benar menghitung PPh 21 dengan TER, iuran BPJS dengan batas upah yang tepat, THR, lembur, dan menghasilkan data bukti potong untuk Coretax. Bila tidak, biaya yang tidak terlihat adalah jam kerja tim Anda untuk mengoreksi di spreadsheet.

Panduan ini adalah pintu masuk kategori Harga, Fitur Wajib & Aturan 2026. Semua angka di bawah adalah ilustrasi, bukan harga vendor. Kami tidak membuat peringkat atau skor vendor.

Apa saja yang Anda bayar

Lebih rinci tentang cara membaca harga ada di model harga per karyawan, biaya dasar, dan modul.

Contoh ilustratif biaya tahun pertama

Usaha dengan 60 karyawan, satu kantor dan satu gudang, memilih paket payroll plus absensi.

Biaya per karyawan per bulan di tahun pertama menjadi Rp56.832.000 ÷ 60 ÷ 12 ≈ Rp78.933, lebih dari dua kali harga langganan yang tertera. Di tahun kedua, biaya satu kali hilang sehingga angka per karyawan turun. Karena itulah perbandingan yang adil memakai TCO 3 tahun, bukan harga bulan pertama. Hitung variasi Anda dengan estimasi biaya payroll per bulan.

Aturan 2026 yang menentukan apakah harga itu layak

Software payroll yang murah tetapi tidak mendukung aturan di bawah memindahkan biaya ke tim Anda. Ringkasan ini dirinci di panduan masing-masing.

• PPh 21 dengan TER. PP 58/2023 dan PMK 168/2023 menetapkan tarif efektif bulanan kategori A, B, C menurut status PTKP, dan perhitungan ulang setahun dengan tarif Pasal 17 UU PPh di masa pajak terakhir. Lihat PPh 21 TER dan e-Bupot di Coretax.
• Tenggat pajak. PMK 81/2024: setor PPh 21/26 paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya dan lapor SPT Masa paling lama 20 hari setelah masa pajak berakhir.
• BPJS. BPJS Kesehatan 5% dengan batas upah Rp12.000.000; JHT 5,7%; JP 3% dengan batas upah yang disesuaikan setiap tahun; JKK 0,24–1,74%; JKM 0,3%. Lihat iuran BPJS dan batas upah 2026.
• Fasilitas 2026. PPh 21 ditanggung pemerintah (DTP) untuk sektor tertentu berdasarkan PMK 105/2025.
• Ketenagakerjaan. THR (Permenaker 6/2016), lembur dan PKWT (PP 35/2021), slip gaji (PP 36/2021 Pasal 53), upah minimum 2026 yang ditetapkan gubernur. Lihat fitur wajib payroll Indonesia 2026.
• Data karyawan. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan PP 33/2026 yang berlaku 16 Januari 2027. Lihat UU PDP untuk data karyawan.

Software atau jasa? Empat pilihan dasar

Harga hanya bermakna bila dibandingkan dengan alternatif yang setara.

1. Spreadsheet. Tanpa biaya lisensi khusus, tetapi biaya waktunya tinggi dan risikonya ada di rumus. Cocok untuk sedikit karyawan dengan struktur gaji sederhana.
2. Payroll SaaS. Biaya per karyawan, perusahaan tetap mengerjakan input dan pelaporan.
3. HRIS lengkap. Lebih mahal per karyawan, tetapi absensi, cuti, dan persetujuan lembur ada di satu sistem.
4. Jasa payroll outsourcing. Anda membayar per slip; vendor memproses gaji. Tanggung jawab hukum tetap pada pemberi kerja. Lihat jasa payroll outsourcing vs software.

Tabel lengkap delapan jenis solusi ada di halaman perbandingan.

Pajak atas langganan itu sendiri

Langganan dari vendor dalam negeri yang berstatus PKP dikenai PPN 12% dengan DPP nilai lain 11/12, sehingga efektif 11% (PMK 131/2024). Untuk software dari luar negeri, PPN dipungut oleh vendor yang ditunjuk sebagai pemungut PPN PMSE; bila vendor belum ditunjuk, pembeli menyetor sendiri. Jasa payroll outsourcing juga dikenai PPN dan, bila Anda pemotong PPh 23, dipotong PPh 23 sebesar 2% dari jumlah bruto. Rinciannya di PPN langganan software HR dan PMSE.

Langkah meminta penawaran yang bisa dibandingkan

1. Tulis jumlah karyawan saat ini dan perkiraan tiga tahun ke depan, termasuk PKWT dan harian lepas.
2. Daftar komponen gaji: upah pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, insentif, potongan.
3. Sebutkan kebutuhan absensi: mesin di kantor, absensi mobile dengan lokasi, atau shift.
4. Minta harga per komponen dalam format yang sama untuk setiap vendor, sebelum PPN.
5. Minta batas kenaikan harga saat perpanjangan secara tertulis.
6. Jalankan skenario uji demo payroll dengan data contoh Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah harga per karyawan dihitung dari karyawan aktif atau terdaftar?

Tergantung vendor. Sebagian menghitung karyawan yang diproses gajinya di bulan itu, sebagian menghitung semua profil aktif. Pastikan karyawan yang sudah keluar tidak tetap ditagih hanya karena datanya disimpan untuk arsip bukti potong.

Apakah paket gratis cukup untuk UMKM?

Paket gratis atau uji coba berguna untuk mencoba alur kerja, tetapi sering membatasi jumlah karyawan, modul, atau ekspor data. Sebelum memasukkan data asli, cek apakah Anda bisa mengekspor seluruh data bila tidak melanjutkan.

Perlu konsultan pajak walaupun sudah pakai software?

Software menghitung sesuai pengaturan yang Anda isi. Untuk kasus khusus seperti pesangon, karyawan asing, atau koreksi masa lalu, konsultasikan dengan konsultan pajak terdaftar.

Apakah biaya mesin absensi selalu terpisah?

Umumnya ya, karena perangkat dibeli atau disewa. Beberapa vendor menyediakan absensi mobile sehingga mesin tidak diperlukan, tetapi biayanya bisa masuk ke modul per karyawan.

Sumber resmi

• Direktorat Jenderal Pajak — PPh 21, Coretax, dan tenggat setor/lapor
• JDIH Kementerian Keuangan — teks PP 58/2023, PMK 168/2023, PMK 81/2024, PMK 105/2025, PMK 131/2024
• BPJS Ketenagakerjaan — iuran JHT, JP, JKK, JKM, JKP
• BPJS Kesehatan — iuran pekerja penerima upah
• Kementerian Ketenagakerjaan — THR, upah minimum, dan aturan kerja
• Pasal.id — teks PP 35/2021, PP 36/2021, UU 27/2022