Harga, Fitur Wajib & Aturan 2026
Jasa payroll outsourcing atau software payroll: perbandingan biaya, tanggung jawab, dan risiko untuk UMKM
Kapan jasa payroll outsourcing lebih masuk akal daripada software payroll di Indonesia, siapa yang tetap bertanggung jawab atas PPh 21 dan BPJS, PPN dan PPh 23 atas jasa, dan contoh hitungan.
Jasa payroll outsourcing cocok bila Anda tidak punya staf yang memahami PPh 21 dan BPJS, atau ingin memisahkan kerahasiaan gaji dari staf internal. Software payroll biasanya lebih murah per karyawan bila ada staf administrasi yang bisa mengisi data dan menjalankan proses setiap bulan. Yang sering dilupakan: dengan jasa outsourcing, tanggung jawab hukum tetap pada perusahaan Anda sebagai pemberi kerja dan pemotong pajak. Bila PPh 21 kurang potong atau iuran BPJS terlambat, sanksi ditujukan kepada perusahaan, bukan vendor. Karena itu perbandingan yang benar menghitung biaya, waktu internal yang tersisa, dan kontrol yang Anda pegang.
Panduan ini bagian dari panduan harga software payroll dan HRIS. Angka di bawah ilustrasi.
Apa yang dikerjakan masing-masing
| Pekerjaan | Software payroll | Jasa payroll outsourcing |
|---|---|---|
| Input absensi, lembur, perubahan gaji | Staf Anda | Staf Anda mengirim data ke vendor |
| Hitung gaji, PPh 21 TER, BPJS | Software, diperiksa staf Anda | Vendor |
| Slip gaji | Software (sering lewat aplikasi karyawan) | Vendor |
| Setor PPh 21 dan iuran BPJS | Perusahaan Anda | Perusahaan Anda, atau vendor bila diberi kuasa dan dana |
| Bukti potong dan SPT Masa di Coretax | Staf Anda, dari data software | Vendor menyiapkan, perusahaan tetap pemotong pajak |
| Menjawab pertanyaan karyawan | Staf Anda | Vendor atau staf Anda, tergantung kontrak |
| Tanggung jawab hukum | Perusahaan | Tetap perusahaan |
PMK 168/2023 Pasal 20 menempatkan kewajiban menghitung, memotong, menyetor, melaporkan, membuat bukti potong, dan menyimpan kertas kerja penghitungan pada pemotong pajak, yaitu pemberi kerja. Kontrak dengan vendor bisa mengatur ganti rugi bila vendor lalai, tetapi tidak memindahkan kewajiban itu.
Contoh hitungan ilustratif: 60 karyawan
Jasa outsourcing: Rp70.000 per slip per bulan, plus koordinasi internal 6 jam per bulan. Software payroll: Rp35.000 per karyawan per bulan, plus kerja internal 12 jam per bulan. Nilai waktu internal Rp80.000 per jam.
| Komponen per tahun | Outsourcing | Software |
|---|---|---|
| Biaya vendor | 60 × Rp70.000 × 12 = Rp50.400.000 | 60 × Rp35.000 × 12 = Rp25.200.000 |
| Waktu internal | 6 × Rp80.000 × 12 = Rp5.760.000 | 12 × Rp80.000 × 12 = Rp11.520.000 |
| Total sebelum PPN | Rp56.160.000 | Rp36.720.000 |
Selisihnya Rp19.440.000 per tahun. Bila pindah dari outsourcing ke software membutuhkan biaya awal Rp15.000.000 (implementasi, migrasi, pelatihan), biaya itu kembali dalam sekitar 15.000.000 ÷ 19.440.000 ≈ 0,77 tahun atau sekitar 9 bulan. Perhitungan ini mengasumsikan staf Anda memang mampu menjalankan payroll; bila harus merekrut staf baru, hasilnya bisa terbalik. Hitung skenario Anda dengan kalkulator payback dan baca hitung payback dari Excel atau outsourcing.
Pajak atas jasa payroll
- PPN. Jasa dari vendor PKP dikenai PPN 12% × DPP nilai lain 11/12, efektif 11% (PMK 131/2024). Bila perusahaan Anda PKP, PPN itu bisa dikreditkan bila fakturnya memenuhi syarat; bila bukan PKP, PPN menjadi biaya.
- PPh 23. Bila perusahaan Anda badan usaha yang menjadi pemotong PPh 23, imbalan jasa dipotong 2% dari jumlah bruto (UU PPh Pasal 23 sebagaimana diubah UU 36/2008). PPh 23 bukan biaya tambahan; ia mengurangi pembayaran ke vendor dan vendor mengkreditkannya.
Contoh: tagihan jasa Rp4.200.000 per bulan. PPN 11% = Rp462.000. PPh 23 2% × Rp4.200.000 = Rp84.000 dipotong dan disetor oleh Anda. Yang ditransfer ke vendor Rp4.200.000 + Rp462.000 − Rp84.000 = Rp4.578.000.
Pastikan software atau proses pembukuan Anda bisa membuat bukti potong PPh 23 untuk vendor itu. Ini sering terlupakan karena perhatian tim terpusat pada PPh 21 karyawan.
Kapan outsourcing paling cocok
- Tidak ada staf yang memahami PPh 21, TER, dan BPJS, dan merekrut belum ekonomis.
- Kerahasiaan gaji direksi atau manajer ingin dipisahkan dari staf admin.
- Masa transisi, misalnya setelah staf payroll keluar, sambil menyiapkan software.
- Struktur penggajian rumit (banyak cabang, banyak komponen) dan Anda ingin pihak yang sudah terbiasa.
Kapan software paling cocok
- Ada staf administrasi yang konsisten mengerjakan payroll setiap bulan.
- Anda butuh absensi, cuti, dan lembur yang terhubung langsung ke gaji.
- Karyawan ingin slip dan pengajuan cuti di aplikasi.
- Anda ingin data tetap di tangan sendiri dan mudah dipindahkan.
Model campuran juga ada: software dipakai sendiri, dan konsultan pajak memeriksa hasilnya secara berkala atau saat masa pajak terakhir.
Isi kontrak jasa outsourcing yang perlu dicek
- Daftar pekerjaan yang termasuk: hitung, slip, setor, lapor, bukti potong, A1 akhir tahun.
- Tenggat data dari Anda dan tenggat hasil dari vendor, misalnya data paling lambat tanggal 22 untuk gaji tanggal 28.
- Tanggung jawab bila terjadi salah hitung, termasuk denda dan bunga.
- Kerahasiaan dan pelindungan data pribadi karyawan, termasuk perjanjian pemrosesan data sesuai UU 27/2022.
- Hak Anda atas kertas kerja dan riwayat data, serta format ekspor saat kontrak berakhir.
- Siapa yang memegang akses akun Coretax dan BPJS perusahaan, dan bagaimana akses dicabut.
Hal yang sama berlaku untuk kontrak software; lihat kontrak SaaS HR, ekspor data, dan SLA.
Panduan terkait di kategori ini: fitur wajib payroll Indonesia 2026, iuran BPJS dan batas upah 2026, model harga per karyawan dan modul.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bila vendor salah hitung PPh 21, siapa yang kena sanksi?
Perusahaan Anda sebagai pemotong pajak. Anda bisa menuntut ganti rugi kepada vendor sesuai kontrak, karena itu pasal tanggung jawab dan batas ganti ruginya penting.
Apakah vendor boleh memegang akun Coretax perusahaan?
Di Coretax tidak ada lagi kata sandi akun badan yang dipakai bersama. Perusahaan menunjuk penanggung jawab (PIC), yaitu orang pribadi yang masuk lewat akun pribadinya dengan impersonate akun perusahaan. PIC lalu bisa menetapkan orang terkait sebagai wakil/kuasa dengan peran drafter (menyiapkan SPT atau bukti potong) atau signer (menandatangani). Pegawai vendor yang diberi peran harus didaftarkan dulu sebagai pihak terkait, dan perubahan data akun tetap hanya bisa dilakukan PIC (panduan DJP "Penanggung Jawab, Impersonate, dan Penambahan Role Akses bagi WP Badan", versi 28 Januari 2025, di pajak.go.id/coretax). Pertimbangkan peran drafter untuk vendor dan signer di tangan perusahaan, dan tanyakan KPP atau konsultan pajak bila ragu.
Apakah jasa outsourcing sama dengan alih daya tenaga kerja?
Tidak. Jasa payroll hanya memproses gaji karyawan Anda sendiri. Alih daya tenaga kerja (outsourcing pekerja) berarti pekerja dipekerjakan perusahaan lain; aturannya berbeda.
Berapa lama transisi dari outsourcing ke software?
Rencanakan minimal satu atau dua periode gaji berjalan paralel: vendor lama masih memproses, software baru menghitung untuk dicocokkan.
Sumber resmi
- JDIH Kementerian Keuangan — PMK 168/2023 (kewajiban pemotong PPh 21), PMK 131/2024 (PPN)
- Pasal.id — UU 36/2008 (PPh Pasal 23), UU 27/2022 (PDP)
- Direktorat Jenderal Pajak — Coretax dan pengaturan akun
- BPJS Ketenagakerjaan — kewajiban pendaftaran dan iuran pemberi kerja
