Perbandingan Jenis Solusi Payroll dan HRIS
Delapan jenis solusi penggajian dan HR dibandingkan dari cara kerja, model harga, kecocokan, dan risikonya, tanpa nama atau harga vendor.
Tabel ini membandingkan jenis solusi, bukan merek. Setiap jenis punya model harga dan pembagian tanggung jawab yang berbeda: dengan software, perusahaan tetap menghitung, memotong, menyetor, dan melapor PPh 21 serta iuran BPJS; dengan jasa outsourcing, pekerjaannya dialihkan, tetapi tanggung jawab hukum tetap pada pemberi kerja. Baca kolom "Perhatikan" sebelum meminta penawaran, lalu hitung angkanya dengan estimasi biaya per bulan dan simulasi TCO 3 tahun.
Pilih judul kolom untuk mengurutkan.
| Jenis solusi | Cara kerja dan model harga | Paling cocok untuk | Perhatikan |
|---|---|---|---|
| Spreadsheet (Excel/Google Sheets) | Rumus buatan sendiri; tanpa biaya lisensi khusus, biaya utamanya waktu staf | Usaha dengan sedikit karyawan, struktur gaji sederhana, satu orang yang paham PPh 21 dan BPJS | Tabel TER dan batas upah harus diperbarui manual; rawan salah rumus; tidak ada log perubahan; slip dan bukti potong dibuat terpisah |
| Aplikasi payroll SaaS lokal | Langganan per karyawan per bulan, sering dengan biaya dasar atau minimum karyawan; dibayar bulanan atau tahunan | UMKM yang ingin PPh 21 TER, BPJS, slip, dan ekspor Coretax tanpa modul HR yang luas | Cek apa yang termasuk paket dasar; absensi dan cuti sering modul terpisah; batas kenaikan saat perpanjangan |
| HRIS lengkap SaaS | Payroll + absensi + cuti + self-service + rekrutmen/kinerja; harga per karyawan berjenjang per paket | Usaha yang sedang tumbuh, punya banyak cabang atau shift, dan butuh persetujuan cuti/lembur di aplikasi | Fitur yang tidak dipakai tetap dibayar; implementasi lebih lama; hak akses dan data biometrik perlu diatur |
| Modul payroll dalam ERP atau software akuntansi | Bagian dari langganan ERP/akuntansi, dihitung per pengguna atau per modul | Usaha yang sudah memakai ERP dan ingin jurnal gaji langsung masuk buku besar | Kedalaman aturan ketenagakerjaan bisa lebih tipis daripada software payroll khusus; uji skenario THR dan lembur |
| Software on-premise / lisensi sekali beli | Lisensi di muka ditambah biaya pemeliharaan tahunan; dipasang di server atau komputer sendiri | Usaha yang wajib menyimpan data di server sendiri atau koneksi internetnya terbatas | Pembaruan tabel pajak dan BPJS bergantung pada kontrak pemeliharaan; cadangan data jadi tanggung jawab Anda |
| Jasa payroll outsourcing (BPO) | Biaya per slip atau per karyawan per bulan, kadang dengan biaya penyiapan; vendor memproses gaji dan menyiapkan laporan | Usaha tanpa staf HR/pajak, atau yang ingin memisahkan kerahasiaan gaji dari staf internal | Tanggung jawab sebagai pemotong pajak dan pemberi kerja tetap pada Anda; PPN atas jasa dan pemotongan PPh 23; ketergantungan pada vendor |
| Software payroll global (vendor luar negeri) | Langganan dalam USD per karyawan; dukungan lokal melalui mitra | Perusahaan dengan entitas di beberapa negara yang butuh satu sistem | Kepatuhan PPh 21 TER, BPJS, dan Coretax perlu dibuktikan; kurs; PPN PMSE; lokasi data dan transfer data ke luar negeri |
| Employer of Record (EOR) | Pihak lain menjadi pemberi kerja formal; biaya per karyawan per bulan, biasanya jauh di atas software | Perusahaan asing yang mempekerjakan sedikit orang di Indonesia sebelum mendirikan badan usaha | Bukan pengganti software untuk UMKM lokal; cek perjanjian kerja, kepemilikan data, dan siapa yang tercatat sebagai pemberi kerja di BPJS |
Semua deskripsi bersifat umum dan ilustratif. Harga, isi paket, dan batas kenaikan berbeda menurut vendor dan berubah sewaktu-waktu; minta penawaran tertulis. Aturan yang harus didukung setiap jenis solusi: PP 58/2023 dan PMK 168/2023 (PPh 21), PMK 81/2024 (setor tanggal 15, lapor 20 hari setelah masa pajak), Perpres 82/2018 jo. Perpres 75/2019 (BPJS Kesehatan), PP 44, 45, 46/2015 (BPJS Ketenagakerjaan), PP 35/2021 (PKWT, lembur), PP 36/2021 (pengupahan, slip gaji), Permenaker 6/2016 (THR), dan UU 27/2022 (data pribadi). Cek teksnya di pasal.id, JDIH Kemenkeu, dan situs resmi DJP, BPJS Ketenagakerjaan, serta BPJS Kesehatan.