Simulasi TCO 3 tahun payroll: software SaaS vs jasa outsourcing vs Excel untuk usaha yang tumbuh dari 60 ke 80 karyawan

Dalam contoh ilustratif usaha yang tumbuh dari 60 ke 80 karyawan, total biaya tiga tahun adalah sekitar Rp178 juta untuk software payroll SaaS, Rp185 juta untuk Excel, dan Rp244 juta untuk jasa outsourcing, setelah menghitung PPN, biaya satu kali, kenaikan harga, dan nilai waktu staf internal. Selisih terbesar tidak datang dari tarif per karyawan, tetapi dari waktu internal (pada Excel) dan tarif per slip yang naik setiap tahun (pada outsourcing). Hasil Anda bisa berbeda; yang penting adalah metodenya: hitung setiap tahun terpisah, masukkan biaya yang tidak tercantum di brosur, dan bandingkan pada dasar yang sama.

Panduan ini bagian dari cara memilih software payroll yang paling cocok. Semua angka ilustrasi, bukan harga vendor.

Asumsi bersama

• Karyawan: 60 (tahun 1), 70 (tahun 2), 80 (tahun 3)
• Nilai waktu staf internal: Rp80.000 per jam
• PPN 11% efektif atas tagihan vendor; diperlakukan sebagai biaya (usaha belum PKP)
• Tidak ada diskonto (nilai uang dianggap sama setiap tahun, agar mudah dibaca)

Opsi A: software payroll + absensi (SaaS)

Tarif Rp35.000 per karyawan per bulan, biaya dasar Rp500.000 per bulan, kontrak 2 tahun lalu naik 8% di tahun ketiga. Implementasi dan migrasi Rp12.000.000, dua mesin absensi Rp8.000.000. Kerja internal 12 jam per bulan.

Opsi B: jasa payroll outsourcing

Rp75.000 per slip per bulan, naik 5% setiap tahun. Biaya penyiapan Rp5.000.000. Kerja internal 6 jam per bulan (mengumpulkan data dan memeriksa hasil). Absensi tidak termasuk.

PPh 23 atas jasa (2%) tidak menambah biaya; ia dipotong dari pembayaran ke vendor. Lihat PPN langganan software HR dan PMSE.

Opsi C: tetap memakai Excel

Tanpa biaya lisensi khusus. Waktu internal naik bersama jumlah karyawan: 48, 56, dan 64 jam per bulan. Ditambah biaya koreksi dan pembetulan ilustratif Rp8.000.000 per tahun (selisih iuran, pembetulan SPT Masa, lembur yang salah).

Perbandingan

Per karyawan per bulan = TCO ÷ (70 × 36).

Tiga pelajaran dari contoh ini:

1. Excel tidak gratis. Biaya terbesarnya waktu, dan waktu itu naik setiap kali karyawan bertambah. Bila nilai waktu staf Anda lebih rendah atau sebagian waktu itu tidak bisa dipakai untuk pekerjaan lain, Excel bisa tampak lebih murah, tetapi risikonya tidak ikut turun.
2. Outsourcing membeli keahlian, bukan efisiensi. Opsi B paling mahal di sini, tetapi kerja internalnya paling sedikit. Bila tidak ada staf yang paham PPh 21 dan BPJS, angka Opsi A dan C sebenarnya harus ditambah biaya rekrut atau konsultan.
3. Kenaikan tahun ketiga penting. Pada Opsi A, kenaikan 8% di tahun ketiga menambah sekitar Rp3,2 juta dibanding tanpa kenaikan. Bila kenaikannya 20%, tambahannya sekitar Rp8 juta. Lihat kenaikan harga perpanjangan.

Uji kepekaan: apa yang membalik hasil

• Bila nilai waktu internal Rp50.000 per jam, TCO Excel turun menjadi Rp124.800.000 dan menjadi yang termurah di atas kertas.
• Bila outsourcing Rp55.000 per slip tanpa kenaikan, jasa 3 tahun menjadi 210 × 12 × Rp55.000 = Rp138.600.000, dan TCO B mendekati Opsi A.
• Bila implementasi Opsi A gagal dan harus diulang, biaya satu kali bisa berlipat.

Jadi jangan hanya membaca baris total. Ubah asumsi yang paling tidak pasti dan lihat apakah urutannya berubah.

Cara menyusun TCO Anda sendiri

1. Tulis jumlah karyawan per tahun.
2. Hitung langganan atau jasa per tahun, termasuk kenaikan.
3. Tambahkan biaya satu kali: implementasi, migrasi, perangkat, penyiapan.
4. Tambahkan PPN bila tidak bisa dikreditkan.
5. Hitung waktu internal dengan jam yang realistis.
6. Tambahkan biaya koreksi atau risiko dengan angka konservatif.
7. Ubah dua atau tiga asumsi untuk uji kepekaan.

Untuk rentang biaya bulanan cepat, gunakan estimasi biaya payroll per bulan; untuk balik modal, payback pindah sistem.

Panduan terkait di kategori ini: absensi, cuti, lembur, dan self-service, payback dari Excel atau outsourcing.

Pertanyaan yang sering diajukan

Mengapa memakai 3 tahun, bukan 1 tahun?

Biaya satu kali dan kenaikan perpanjangan baru terlihat jelas dalam beberapa tahun. Tiga tahun juga mendekati umur kontrak dan siklus pergantian sistem di banyak UMKM.

Apakah perlu diskonto?

Untuk perbandingan UMKM, tanpa diskonto biasanya cukup. Bila selisih antaropsi kecil dan pembayaran di muka besar, diskonto bisa mengubah urutan.

Bagaimana menghitung nilai waktu staf?

Gaji bulanan ditambah iuran dan tunjangan, dibagi jam kerja efektif sebulan. Untuk perkiraan cepat, sebagian orang memakai pembagi 173 jam seperti dalam perhitungan upah sejam.

Biaya risiko apa yang wajar dimasukkan?

Pakai pengalaman sendiri: berapa kali tahun lalu ada pembetulan SPT Masa, selisih iuran BPJS, atau keluhan slip. Jangan memakai angka besar yang tidak bisa Anda jelaskan.

Sumber resmi

• Direktorat Jenderal Pajak — kewajiban PPh 21 dan pembetulan SPT Masa
• JDIH Kementerian Keuangan — PMK 131/2024 (PPN)
• BPJS Ketenagakerjaan — iuran dan koreksi data upah