Absensi, cuti, lembur, dan self-service karyawan di HRIS: kapan perlu, berapa biayanya, dan cara mengujinya

Modul absensi, cuti, lembur, dan self-service (ESS) layak dibayar bila data kehadiran langsung menentukan gaji: ada shift, lembur rutin, uang makan per hadir, atau karyawan di banyak lokasi. Bila semua karyawan bekerja jam kantor tetap tanpa lembur, modul ini sering hanya menambah biaya per karyawan. Yang perlu diuji bukan banyaknya fitur, tetapi apakah data absensi mengalir ke payroll tanpa diketik ulang, apakah lembur dihitung sesuai PP 35/2021, apakah saldo cuti benar, dan apakah data biometrik diperlakukan sebagai data pribadi spesifik.

Panduan ini bagian dari cara memilih software payroll yang paling cocok. Angka ilustrasi.

Pilihan cara absensi

Kombinasi sering dipakai: mesin di gudang, aplikasi mobile untuk sales. Pastikan keduanya masuk ke satu rekap.

Biaya ilustratif modul kehadiran

Untuk 60 karyawan, modul absensi/cuti/lembur ilustratif Rp15.000 per karyawan per bulan:

• Per tahun: 60 × Rp15.000 × 12 = Rp10.800.000
• Dua mesin absensi: 2 × Rp4.000.000 = Rp8.000.000 (satu kali)
• Tahun pertama: Rp18.800.000 sebelum PPN

Bandingkan dengan waktu yang hilang tanpa modul. Bila staf admin menghabiskan 16 jam per bulan merekap absensi dari mesin ke Excel dan mengecek lembur, dengan nilai Rp80.000 per jam: 16 × Rp80.000 × 12 = Rp15.360.000 per tahun. Di tahun kedua, modul sudah lebih murah dari waktu yang dihemat; di tahun pertama, mesin membuatnya sedikit lebih mahal. Gunakan estimasi biaya payroll per bulan untuk membandingkan paket dengan dan tanpa modul.

Lembur: yang harus dikerjakan modul

PP 35/2021 mengatur lembur dengan cukup rinci, sehingga modul lembur harus mampu:

1. Mencatat persetujuan. Lembur dilakukan atas perintah pengusaha dan persetujuan pekerja; pengajuan dan persetujuan di aplikasi menjadi bukti.
2. Membatasi jam. Paling lama 4 jam per hari dan 18 jam per minggu, tidak termasuk lembur di hari istirahat mingguan atau hari libur resmi (Pasal 26).
3. Menghitung tarif bertingkat. Hari kerja: jam pertama 1,5 kali, jam berikutnya 2 kali upah sejam. Hari libur: tarif berbeda untuk pola 6 hari dan 5 hari kerja (Pasal 31).
4. Memakai dasar upah yang benar. Upah sejam 1/173 upah sebulan; bila ada tunjangan tidak tetap dan upah pokok + tunjangan tetap kurang dari 75% keseluruhan upah, dasarnya 75% keseluruhan upah (Pasal 32).
5. Membedakan hari libur resmi. Kalender hari libur nasional dan cuti bersama harus bisa diperbarui setiap tahun.

Contoh: upah sejam Rp30.000, lembur 2 jam di hari kerja = 1,5 × Rp30.000 + 2 × Rp30.000 = Rp105.000. Skenario lengkapnya ada di skenario uji demo payroll.

Cuti: saldo, hak, dan persetujuan

Cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja bekerja 12 bulan terus-menerus (UU 13/2003 Pasal 79 ayat (3) sebagaimana diubah Pasal 81 angka 25 UU 6/2023). Perusahaan bisa memberi lebih melalui perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Modul cuti perlu:

• Menghitung hak mulai tanggal genap 12 bulan, bukan sejak tanggal masuk
• Menyimpan saldo, pemakaian, dan sisa per karyawan
• Membedakan cuti tahunan, sakit (dengan surat dokter), melahirkan, dan izin lain
• Mengatur kebijakan sisa cuti yang hangus atau dibawa ke tahun berikutnya sesuai peraturan perusahaan
• Persetujuan berjenjang di aplikasi

Surat dokter berisi data kesehatan, yang termasuk data pribadi spesifik menurut UU 27/2022. Batasi siapa yang bisa melihat lampirannya.

Self-service karyawan (ESS)

ESS memungkinkan karyawan melihat slip gaji, mengajukan cuti dan lembur, memperbarui data (alamat, rekening, status keluarga), dan mengunduh bukti potong. Manfaatnya:

• Slip sampai ke karyawan saat upah dibayar, sejalan dengan PP 36/2021 Pasal 53 ayat (2)
• Pertanyaan ke HR berkurang
• Perubahan status keluarga (yang memengaruhi PTKP) tercatat dengan tanggal

Risikonya: perubahan rekening bank lewat aplikasi bisa disalahgunakan bila akun karyawan dibobol. Minta fitur persetujuan HR untuk perubahan rekening dan notifikasi ke karyawan.

Daftar uji modul kehadiran

1. Mesin absensi Anda (model dan seri) terhubung, dibuktikan di demo.
2. Absen mobile ditolak di luar radius lokasi yang ditentukan.
3. Shift malam yang melewati tengah malam dihitung benar.
4. Lembur yang belum disetujui tidak masuk payroll.
5. Lembur hari kerja di atas 4 jam memunculkan peringatan.
6. Hari libur resmi mengubah tarif lembur otomatis.
7. Karyawan genap 12 bulan mendapat saldo cuti 12 hari.
8. Uang makan per hadir dihitung dari data absensi, dan tidak masuk dasar THR.

Masalah sambungan mesin dibahas di integrasi akuntansi, bank, dan mesin absensi, dan pelindungan data biometrik di UU PDP untuk data karyawan.

Panduan terkait di kategori ini: payback dari Excel atau outsourcing, kenaikan harga saat perpanjangan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah absensi mobile dengan GPS boleh diwajibkan?

Data lokasi termasuk data pribadi. Batasi pengambilan lokasi pada saat absen, jelaskan tujuannya kepada karyawan, dan jangan melacak di luar jam kerja.

Bagaimana bila mesin absensi lama tidak kompatibel?

Pilihannya: ganti mesin, pakai ekspor file dari mesin (masih manual tetapi lebih cepat), atau pilih software yang mendukung mesin Anda. Hitung biayanya sebelum memutuskan.

Apakah perlu modul lembur bila lembur jarang?

Bila lembur hanya beberapa kali setahun, input manual di payroll mungkin cukup. Pastikan tarif dan dasar upahnya tetap benar.

Apakah karyawan harus memakai ponsel pribadi untuk absen?

Itu kebijakan perusahaan. Sediakan alternatif, misalnya mesin di kantor, bagi karyawan yang tidak bisa atau tidak mau memakai ponsel pribadi.

Sumber resmi

• Pasal.id — PP 35/2021 Pasal 26, 31, 32; UU 6/2023; UU 27/2022
• Kementerian Ketenagakerjaan — waktu kerja, lembur, dan cuti
• JDIH Kemnaker — peraturan menteri ketenagakerjaan dan surat edaran, termasuk kalender cuti bersama