Simulasi Biaya & Checklist Memilih
Skenario uji demo software payroll: 12 kasus dengan jawaban yang sudah dihitung, dari THR prorata sampai lembur hari libur
Daftar 12 skenario uji untuk demo software payroll dan HRIS di Indonesia, lengkap dengan hasil yang diharapkan: PPh 21 TER, batas upah BPJS, THR prorata, lembur, PKWT, karyawan keluar, dan Coretax.
Cara paling cepat menilai software payroll adalah memberi vendor kasus yang jawabannya sudah Anda ketahui. Di bawah ada 12 skenario dengan hasil yang diharapkan, dihitung dari aturan yang berlaku pada 2026: contoh resmi PP 58/2023 untuk PPh 21 TER, batas upah BPJS, THR proporsional Permenaker 6/2016, lembur PP 35/2021 dengan upah sejam 1/173, uang kompensasi PKWT, dan karyawan yang keluar di tengah tahun. Kirim skenario ini sebelum demo, lalu minta vendor menjalankannya di layar. Software yang tidak bisa menghasilkan angka yang sama, atau tidak bisa menjelaskan selisihnya, belum siap untuk Anda.
Panduan ini bagian dari cara memilih software payroll yang paling cocok. Data karyawan di bawah fiktif dan angka ilustrasi.
Skenario pajak
1. Contoh resmi TER. Pegawai tetap, gaji Rp10.000.000, status K/0, tanpa tunjangan lain dan, untuk kasus ini, abaikan iuran yang dibayar pemberi kerja. Hasil yang diharapkan: kategori A, TER 2%, PPh 21 Rp200.000 per bulan untuk Januari–November (Penjelasan PP 58/2023).
2. Bruto termasuk iuran pemberi kerja. Karyawan sama, tetapi perusahaan membayar BPJS Kesehatan 4% (Rp400.000), JKK 0,24% (Rp24.000), dan JKM 0,3% (Rp30.000). Penghasilan bruto untuk TER menjadi Rp10.454.000 (PMK 168/2023 Pasal 5 ayat (3)). Vendor harus menunjukkan bahwa ketiga komponen ini ditambahkan, lalu memakai tarif TER dari baris lampiran PP 58/2023 yang sesuai untuk Rp10.454.000.
3. Di bawah batas 0%. Status TK/0, gaji Rp5.000.000. Kategori A, di bawah Rp5.400.000, TER 0%. Hasil: PPh 21 nihil, tetapi bukti potong tetap dibuat (PMK 168/2023 Pasal 20 ayat (3)).
4. Karyawan keluar bulan Juli. Masa pajak terakhir adalah Juli. Software harus menghitung ulang Januari–Juli dengan tarif Pasal 17, dikurangi PPh 21 yang sudah dipotong, dan menyiapkan bukti potong tahunan untuk bagian tahun pajak. Hasil yang salah: software tetap memakai TER di bulan Juli.
5. Penerima bukan pegawai. Tenaga ahli lepas dibayar Rp6.000.000 untuk satu proyek. Software harus membuat data bukti potong BP 21 (selain pegawai tetap), bukan memperlakukannya sebagai pegawai.
Skenario BPJS
6. Di atas batas upah. Upah Rp15.000.000. BPJS Kesehatan dihitung dari Rp12.000.000: pemberi kerja Rp480.000, pekerja Rp120.000. JP dihitung dari batas upah JP yang berlaku (Rp11.086.300 mulai Maret 2026, jadi pekerja 1% = Rp110.863). JHT tanpa batas: pekerja 2% = Rp300.000.
7. Perubahan batas di tengah tahun. Ubah batas JP mulai Maret. Hasil gaji Januari dan Februari tidak boleh ikut berubah.
Skenario ketenagakerjaan
8. THR masa kerja 7 bulan. Upah pokok Rp4.800.000 + tunjangan tetap Rp600.000 + uang makan per hadir (tidak tetap). Upah THR = Rp5.400.000 (pokok + tunjangan tetap, Permenaker 6/2016 Pasal 3 ayat (2)). THR = 7/12 × Rp5.400.000 = Rp3.150.000. Software harus menolak uang makan sebagai dasar THR dan menampilkan tenggat paling lambat 7 hari sebelum hari raya.
9. Lembur hari kerja. Upah sebulan Rp5.190.000, upah sejam = 1/173 × Rp5.190.000 = Rp30.000 (PP 35/2021 Pasal 32). Lembur 3 jam di hari kerja: jam pertama 1,5 × Rp30.000 = Rp45.000, jam kedua dan ketiga 2 × 2 × Rp30.000 = Rp120.000. Total Rp165.000 (Pasal 31).
10. Lembur hari libur, pola 5 hari kerja. Upah sejam Rp30.000, kerja 10 jam di hari libur resmi. Jam 1–8: 8 × 2 × Rp30.000 = Rp480.000. Jam 9: 3 × Rp30.000 = Rp90.000. Jam 10: 4 × Rp30.000 = Rp120.000. Total Rp690.000. Software juga harus memperingatkan bila lembur hari kerja melebihi 4 jam per hari atau 18 jam per minggu (Pasal 26).
11. PKWT berakhir. PKWT 12 bulan, upah Rp5.400.000. Uang kompensasi untuk masa kerja 12 bulan sebesar 1 bulan upah = Rp5.400.000; untuk masa kerja lebih pendek dihitung proporsional (masa kerja/12 × upah). Kompensasi diberikan saat PKWT berakhir, untuk masa kerja paling sedikit 1 bulan (PP 35/2021 Pasal 15–16). Software harus mengingatkan tanggal berakhirnya kontrak dan batas 5 tahun total (Pasal 8).
12. Karyawan masuk tanggal 16. Gaji pertama prorata. Metode prorata (hari kerja atau hari kalender) mengikuti perjanjian kerja atau peraturan perusahaan; software harus bisa diatur sesuai kebijakan Anda, dan hasilnya tidak boleh di bawah ketentuan upah minimum untuk hari yang dikerjakan.
Skenario output
Selain angka, minta vendor menunjukkan:
- File impor bukti potong yang diterima Coretax (format XML atau templat resmi)
- Slip gaji yang merinci upah pokok, tunjangan, lembur, potongan BPJS, dan PPh 21
- File transfer massal untuk bank yang Anda pakai
- Jurnal gaji untuk software akuntansi Anda
- Laporan iuran BPJS per program
Cara menguji integrasi ada di integrasi akuntansi, bank, dan mesin absensi.
Lembar penilaian
| No | Skenario | Hasil diharapkan | Hasil software | Lulus? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | TER resmi | Rp200.000 | ||
| 3 | Di bawah 0% | Nihil + bukti potong | ||
| 6 | Batas BPJS Kesehatan | Rp120.000 pekerja | ||
| 8 | THR 7 bulan | Rp3.150.000 | ||
| 9 | Lembur hari kerja | Rp165.000 | ||
| 10 | Lembur hari libur | Rp690.000 | ||
| 11 | Kompensasi PKWT | Rp5.400.000 |
Isi kolom kosong saat demo. Satu skenario pajak atau BPJS yang gagal sebaiknya menghentikan evaluasi sampai vendor memperbaikinya. Hasil uji masuk ke matriks penilaian di cara memilih dan ke checklist memilih software payroll.
Panduan terkait di kategori ini: absensi, cuti, lembur, dan self-service, payback dari Excel atau outsourcing, kenaikan harga saat perpanjangan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana bila hasil software berbeda sedikit karena pembulatan?
Tanyakan aturan pembulatannya dan pastikan konsisten. Selisih pembulatan beberapa rupiah bisa diterima; selisih karena dasar hitung yang salah tidak.
Bolehkah memakai data karyawan asli untuk demo?
Lebih aman memakai data fiktif atau yang disamarkan. Bila memakai data asli, pastikan ada perjanjian kerahasiaan dan data dihapus setelah evaluasi.
Bagaimana menghitung lembur bila ada tunjangan tidak tetap?
PP 35/2021 Pasal 32 mengatur dasar upah lembur bila upah terdiri atas upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Baca pasalnya dan masukkan sebagai skenario tambahan.
Perlukah menguji pesangon?
Bila ada rencana PHK atau banyak karyawan mendekati pensiun, ya. Gunakan tabel PP 35/2021 Pasal 40 sebagai pembanding dan konsultasikan dengan praktisi hukum.
Sumber resmi
- JDIH Kementerian Keuangan — PP 58/2023 (penjelasan dan lampiran TER), PMK 168/2023
- Pasal.id — PP 35/2021 Pasal 8, 15, 16, 26, 31, 32; Permenaker 6/2016
- BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan — batas upah
- Direktorat Jenderal Pajak — format bukti potong Coretax
