Harga, Fitur Wajib & Aturan 2026
PPN langganan software payroll dan HRIS: tarif efektif 11%, vendor luar negeri PMSE, dan PPh 23 atas jasa payroll
Cara menghitung pajak atas langganan software HR di Indonesia: PPN 12% dengan DPP 11/12, PPN PMSE untuk vendor luar negeri, setor sendiri bila vendor bukan pemungut, dan PPh 23 atas jasa payroll.
Langganan software payroll dari vendor dalam negeri yang berstatus PKP dikenai PPN 12% dengan DPP nilai lain 11/12, sehingga beban efektifnya 11% dari harga jual (PMK 131/2024, berlaku sejak 1 Januari 2025). Langganan dari vendor luar negeri dikenai PPN yang dipungut vendor bila vendor itu ditunjuk sebagai pemungut PPN PMSE; bila belum ditunjuk, perusahaan Anda menyetor sendiri PPN atas pemanfaatan jasa dari luar daerah pabean paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. Bila yang Anda beli adalah jasa payroll outsourcing, selain PPN ada PPh 23 sebesar 2% yang Anda potong dari imbalan jasa bila perusahaan Anda pemotong PPh 23. Hitung ketiganya sebelum membandingkan harga.
Panduan ini bagian dari panduan harga software payroll dan HRIS. Angka di bawah ilustrasi. Untuk kasus khusus, konsultasikan dengan konsultan pajak.
Tiga situasi pajak yang paling umum
| Situasi | Pajak | Siapa yang memungut/menyetor | Bisa dikreditkan? |
|---|---|---|---|
| Vendor SaaS dalam negeri (PKP) | PPN 12% × DPP 11/12 = 11% | Vendor, lewat faktur pajak di Coretax | Ya, bila Anda PKP dan faktur memenuhi syarat |
| Vendor SaaS luar negeri, ditunjuk pemungut PMSE | PPN 12% × DPP 11/12 = 11% | Vendor, lewat bukti pungut (invoice/billing) | Ya, bukti pungut PMSE dipersamakan dengan faktur bila memenuhi syarat |
| Vendor luar negeri, belum ditunjuk pemungut | PPN atas pemanfaatan jasa dari luar daerah pabean | Anda menyetor sendiri, paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya | Ya, bila Anda PKP dan sesuai ketentuan |
| Jasa payroll outsourcing dalam negeri | PPN 11% efektif + PPh 23 2% | Vendor memungut PPN; Anda memotong PPh 23 | PPN ya bila PKP; PPh 23 adalah kredit pajak vendor |
Dasar: PMK 131/2024 Pasal 3 (DPP nilai lain 11/12, juga untuk pemanfaatan jasa dari luar daerah pabean); PMK 81/2024 Pasal 94 ayat (2) huruf i (setor tanggal 15), Pasal 332 ayat (5), Pasal 337, dan Pasal 375 ayat (4) tentang bukti pungut PMSE; UU PPh Pasal 23 sebagaimana diubah UU 36/2008 (2% atas jasa).
Contoh ilustratif: menghitung harga termasuk pajak
Vendor lokal. Tagihan tahunan Rp54.000.000 sebelum PPN. PPN = 12% × (11/12 × Rp54.000.000) = 12% × Rp49.500.000 = Rp5.940.000, sama dengan 11% × Rp54.000.000. Total Rp59.940.000.
Vendor luar negeri dalam USD. Langganan USD3.600 per tahun, kurs ilustratif Rp16.500. Harga Rp59.400.000, PPN PMSE 11% Rp6.534.000, total Rp65.934.000. Bila kurs naik menjadi Rp17.300 saat perpanjangan, harga sebelum PPN menjadi Rp62.280.000, naik 4,8% tanpa vendor menaikkan harga dolarnya.
Jasa outsourcing. Tagihan bulanan Rp4.200.000. PPN Rp462.000. PPh 23 = 2% × Rp4.200.000 = Rp84.000, dipotong dan disetor oleh Anda, lalu dibuatkan bukti potong. Yang ditransfer ke vendor Rp4.578.000.
Gunakan kalkulator kenaikan perpanjangan dan PPN untuk menambahkan PPN atau kenaikan harga ke tagihan Anda.
Hal yang sering salah
- Membandingkan harga lokal termasuk PPN dengan harga luar negeri tanpa PPN. Samakan dulu dasarnya.
- Tidak menyetor PPN atas vendor luar negeri yang bukan pemungut. Kewajiban setor sendiri sering terlewat karena tidak ada faktur.
- Tidak mencantumkan identitas pembeli di invoice PMSE. Agar bukti pungut bisa dipakai untuk pengkreditan, minta vendor mencantumkan nama dan NPWP perusahaan Anda.
- Lupa PPh 23 atas jasa implementasi. Biaya implementasi atau konsultasi dari vendor lokal juga bisa termasuk jasa yang dipotong PPh 23.
- Mengira PPh 23 menambah biaya. PPh 23 mengurangi yang dibayarkan ke vendor; total biaya Anda tidak bertambah, tetapi administrasinya bertambah.
Membandingkan penawaran lokal dan luar negeri pada dasar yang sama
Misalkan dua penawaran ilustratif untuk 70 karyawan:
| Pos | Vendor lokal (IDR) | Vendor luar negeri (USD) |
|---|---|---|
| Harga tahunan sebelum pajak | Rp60.000.000 | USD3.400 × Rp16.500 = Rp56.100.000 |
| PPN 11% | Rp6.600.000 | Rp6.171.000 (dipungut PMSE) |
| Total tahun pertama | Rp66.600.000 | Rp62.271.000 |
| Bila kurs naik 5% di tahun kedua | Tetap Rp66.600.000 (bila tarif tetap) | Rp65.384.550 |
Di atas kertas vendor luar negeri lebih murah Rp4.329.000 di tahun pertama. Selisih itu hampir habis bila kurs naik 5%, dan bisa berbalik bila ada biaya mitra implementasi lokal, biaya transfer valas, atau pertanyaan PPh 26 yang membutuhkan konsultan. Untuk usaha yang bukan PKP, PPN di kedua kolom adalah biaya penuh; untuk PKP, PPN bisa dikreditkan bila dokumennya memenuhi syarat, sehingga perbandingan sebaiknya memakai harga sebelum PPN ditambah biaya administrasi yang berbeda.
Selain angka, ingat bahwa vendor luar negeri harus membuktikan dukungan PPh 21 TER, BPJS, THR, dan format Coretax sama baiknya dengan vendor lokal. Jalankan skenario uji demo payroll yang sama untuk keduanya.
Bila vendor luar negeri: PPh 26?
Pembayaran ke vendor luar negeri dapat menimbulkan pertanyaan PPh 26 (20% dari jumlah bruto), tergantung apakah langganan software dianggap royalti, jasa, atau laba usaha, dan apakah ada perjanjian penghindaran pajak berganda dengan negara vendor. Klasifikasinya bergantung pada isi kontrak. Untuk langganan bernilai besar, mintalah pendapat konsultan pajak sebelum menandatangani.
Dampak ke perbandingan TCO
Dalam simulasi TCO 3 tahun, PPN 11% ditambahkan ke semua tagihan vendor (langganan, implementasi, perangkat). Bila perusahaan Anda PKP dan PPN-nya bisa dikreditkan, beban riilnya lebih kecil; bila tidak, PPN adalah biaya penuh. Untuk usaha yang memakai PPh final UMKM dan belum PKP, PPN tidak bisa dikreditkan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah harga di situs vendor sudah termasuk PPN?
Tidak selalu. Banyak vendor B2B mencantumkan harga sebelum pajak. Minta penawaran yang menyebut jelas "belum termasuk PPN" atau "sudah termasuk PPN".
Bagaimana mengetahui vendor luar negeri sudah ditunjuk pemungut PMSE?
DJP mengumumkan daftar pemungut PPN PMSE. Cek di situs DJP atau tanyakan kepada vendor dan minta bukti pungut yang mencantumkan PPN.
Apakah mesin absensi juga kena PPN?
Ya, penyerahan barang kena pajak oleh PKP dikenai PPN dengan mekanisme yang sama. Masukkan ke perhitungan biaya satu kali.
Apakah PPh 23 dipotong atas langganan SaaS lokal?
Tergantung apakah transaksi itu jasa yang termasuk objek PPh 23 atau penjualan hak penggunaan software. Ini wilayah yang sering diperdebatkan; ikuti pendapat konsultan pajak dan konsisten.
Sumber resmi
- JDIH Kementerian Keuangan — PMK 131/2024 dan PMK 81/2024
- Direktorat Jenderal Pajak — daftar pemungut PPN PMSE dan Coretax
- Pasal.id — UU 36/2008 (PPh Pasal 23 dan 26)
- Panduan lain: jasa payroll outsourcing vs software, model harga per karyawan
