Fitur wajib software payroll di Indonesia 2026: peta aturan ke fitur, dari upah minimum sampai slip gaji

Software payroll yang layak untuk Indonesia minimal harus bisa: menyimpan struktur upah (upah pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap) secara terpisah, mengecek upah minimum yang berlaku di lokasi kerja, menghitung PPh 21 TER dan perhitungan ulang akhir tahun, menghitung enam program BPJS dengan batas upahnya, menghitung THR proporsional, lembur dengan upah sejam 1/173, menyimpan saldo cuti dan masa kerja PKWT, menerbitkan slip gaji saat upah dibayar, dan menyiapkan data bukti potong untuk Coretax. Bila satu fitur tidak ada, Anda membayar dengan pekerjaan manual. Panduan ini memetakan setiap aturan ke fitur yang harus Anda uji.

Panduan ini bagian dari panduan harga software payroll dan HRIS. Tabel ini bukan pengganti teks peraturan; cek pasalnya di sumber resmi.

Peta aturan ke fitur

Struktur upah: fondasi yang paling sering diabaikan

Banyak kesalahan THR dan lembur berasal dari struktur upah yang tidak dipisah. Permenaker 6/2016 Pasal 3 ayat (2) menyatakan upah satu bulan untuk THR terdiri atas upah tanpa tunjangan (clean wages) atau upah pokok termasuk tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap, seperti uang makan yang dibayar per kehadiran, tidak masuk.

Karena itu software harus menandai setiap komponen sebagai:

• Upah pokok
• Tunjangan tetap (dibayar tetap setiap bulan, tidak bergantung kehadiran)
• Tunjangan tidak tetap (bergantung kehadiran atau kinerja)
• Pendapatan non-upah (THR, bonus, insentif)
• Potongan (iuran pekerja BPJS, PPh 21, kasbon, potongan lain yang disepakati)

Uji di demo: buat satu komponen "uang transport per hari hadir" dan pastikan komponen itu tidak ikut menjadi dasar THR.

Upah minimum 2026

Untuk 2026, PP 49/2025 (perubahan kedua PP 36/2021, diundangkan 17 Desember 2025) mewajibkan UMP dan UMK 2026 ditetapkan dengan keputusan gubernur dan diumumkan paling lambat 24 Desember 2025, berlaku 1 Januari 2026. Rumusnya: nilai penyesuaian = {inflasi + (pertumbuhan ekonomi × alfa)} × upah minimum tahun berjalan, dengan alfa dalam rentang 0,50–0,90 yang ditentukan dewan pengupahan (PP 36/2021 Pasal 26 sebagaimana diubah PP 49/2025).

Angkanya berbeda per provinsi dan kabupaten/kota, jadi software tidak boleh memakai satu angka nasional. Yang perlu ada:

• Lokasi kerja per karyawan (bukan alamat rumah)
• Tabel upah minimum per lokasi yang bisa diperbarui administrator
• Peringatan bila upah pokok + tunjangan tetap di bawah upah minimum

Cek angka resmi di situs dinas ketenagakerjaan provinsi atau keputusan gubernur setempat.

Proses bulanan yang harus berjalan tanpa spreadsheet

1. Tarik data absensi dan lembur yang sudah disetujui.
2. Hitung upah, tunjangan, lembur, dan potongan.
3. Hitung iuran BPJS pemberi kerja dan pekerja.
4. Hitung PPh 21 dengan TER (atau perhitungan ulang di masa pajak terakhir).
5. Buat file transfer bank dan slip gaji.
6. Buat jurnal gaji untuk akuntansi.
7. Siapkan data bukti potong untuk Coretax dan laporan iuran untuk BPJS.

Setiap langkah yang harus diekspor ke Excel lalu diketik ulang adalah titik risiko. Rinciannya di integrasi akuntansi, bank, dan mesin absensi.

Fitur yang sering dijual sebagai "lengkap" tetapi perlu diuji

• "Sudah TER": minta perhitungan contoh resmi PP 58/2023 (gaji Rp10.000.000, K/0, kategori A 2% = Rp200.000) dan satu contoh status K/3.
• "Sudah Coretax": minta bukti file impor yang diterima Coretax, bukan sekadar laporan PDF.
• "THR otomatis": uji karyawan dengan masa kerja 7 bulan.
• "Lembur otomatis": uji lembur di hari libur resmi untuk pola 5 hari kerja.
• "Cuti otomatis": uji karyawan yang baru genap 12 bulan.

Daftar uji lengkap ada di skenario uji demo payroll, dan rincian kewajiban hukumnya di slip gaji, THR, dan lembur.

Aturan yang mungkin berubah

DPR mengesahkan RUU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Menurut pemberitaan, per 21 Oktober 2026 naskahnya masih di Sekretariat Negara dan belum bernomor (sampai 28 Oktober 2026 kami belum menemukan nomornya di basis data peraturan), dan Kemnaker menyebut berlakunya satu tahun setelah diundangkan. Isi yang memengaruhi cara hitung (misalnya cuti, lembur, atau pesangon) belum bisa kami pastikan. Mintalah vendor menjelaskan bagaimana pembaruan aturan dirilis dan apakah biayanya termasuk langganan.

Panduan terkait di kategori ini: iuran BPJS dan batas upah 2026, jasa payroll outsourcing vs software, model harga per karyawan dan modul.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah JKP memotong gaji karyawan?

Tidak ada potongan tambahan dari upah untuk JKP. Menurut PP 37/2021 sebagaimana diubah PP 6/2025, iuran JKP sebesar 0,36% dari upah terdiri atas 0,22% dari pemerintah pusat dan 0,14% dari rekomposisi iuran JKK, sehingga tidak ada tambahan bagi pekerja maupun pemberi kerja. Software cukup mencatat kepesertaan.

Apakah slip gaji harus kertas?

PP 36/2021 Pasal 53 mewajibkan bukti pembayaran upah yang rinci saat upah dibayar, tanpa mensyaratkan kertas. Slip elektronik di aplikasi atau email lazim dipakai; pastikan karyawan bisa mengaksesnya dan menyimpannya.

Perlukah software menghitung pesangon?

Untuk UMKM, pesangon jarang terjadi tetapi nilainya besar. Bila software tidak punya fitur ini, hitung dengan tabel PP 35/2021 Pasal 40 dan konsultasikan; PPh-nya bersifat final dengan tarif tersendiri.

Bagaimana dengan karyawan harian lepas?

Simpan sebagai jenis hubungan kerja tersendiri. THR dan PPh 21-nya punya aturan hitung yang berbeda dari pegawai tetap.

Sumber resmi

• Pasal.id — PP 35/2021, PP 36/2021, PP 49/2025, Permenaker 6/2016, UU 27/2022
• JDIH Kementerian Keuangan — PP 58/2023, PMK 168/2023, PMK 81/2024, PMK 105/2025
• Kementerian Ketenagakerjaan — upah minimum, THR, dan pengawasan
• BPJS Ketenagakerjaan — JHT, JP, JKK, JKM, JKP
• BPJS Kesehatan — iuran pekerja penerima upah