Harga, Fitur Wajib & Aturan 2026
Model harga software payroll: per karyawan, biaya dasar, minimum karyawan, modul, dan paket berjenjang
Cara membaca harga software payroll dan HRIS di Indonesia, dari tarif per karyawan dan biaya dasar sampai minimum tagihan, modul tambahan, dan diskon tahunan, dengan hitungan titik impas.
Hampir semua software payroll dan HRIS untuk UMKM di Indonesia memakai harga per karyawan per bulan sebagai dasar. Perbedaan totalnya datang dari empat hal di sekitarnya: biaya dasar per perusahaan, minimum jumlah karyawan yang ditagih, modul yang dijual terpisah, dan cara pembayaran bulanan atau tahunan. Dua penawaran dengan tarif per karyawan yang sama bisa berbeda puluhan persen setelah keempat hal itu dihitung. Panduan ini menjelaskan cara membandingkannya dengan rumus yang sama.
Panduan ini bagian dari panduan harga software payroll dan HRIS. Semua angka di bawah ilustrasi.
Lima model harga yang umum
| Model | Rumus tagihan per bulan | Kelebihan | Risiko |
|---|---|---|---|
| Per karyawan murni | jumlah karyawan × tarif | Mudah dipahami, naik-turun sesuai jumlah karyawan | Tarif sering lebih tinggi untuk usaha kecil |
| Biaya dasar + per karyawan | biaya dasar + jumlah × tarif | Tarif per karyawan lebih rendah | Mahal per karyawan bila karyawan sedikit |
| Minimum tagihan | maksimum(jumlah, minimum) × tarif | Vendor menjamin pendapatan | Anda membayar kursi kosong |
| Paket berjenjang | harga tetap per rentang karyawan (mis. 1–25, 26–50) | Anggaran stabil | Lonjakan saat melewati batas rentang |
| Per slip / per proses | jumlah slip × tarif, sering untuk jasa outsourcing | Bayar hanya saat ada proses | THR, bonus, dan koreksi bisa dihitung sebagai slip tambahan |
Menghitung titik impas antara dua penawaran
Misalkan dua penawaran ilustratif untuk paket payroll plus absensi:
- Penawaran A: tanpa biaya dasar, Rp45.000 per karyawan per bulan.
- Penawaran B: biaya dasar Rp750.000 per bulan, Rp30.000 per karyawan per bulan.
Titik impas terjadi saat 45.000 × n = 750.000 + 30.000 × n, yaitu 15.000 × n = 750.000, sehingga n = 50 karyawan.
| Jumlah karyawan | Penawaran A | Penawaran B | Lebih murah |
|---|---|---|---|
| 30 | Rp1.350.000 | Rp1.650.000 | A |
| 50 | Rp2.250.000 | Rp2.250.000 | Sama |
| 80 | Rp3.600.000 | Rp3.150.000 | B |
Bila Anda memperkirakan tumbuh dari 30 ke 80 karyawan dalam tiga tahun, hitung setiap tahun secara terpisah, bukan hanya di titik awal. Kalkulator estimasi biaya payroll per bulan memakai rumus yang sama: jumlah × tarif + biaya dasar.
Minimum karyawan dan paket berjenjang
Minimum tagihan sering muncul di paket bisnis: misalnya ditagih minimal 25 karyawan walaupun Anda baru memproses 18. Pada tarif ilustratif Rp40.000, Anda membayar Rp1.000.000 sementara pemakaian sebenarnya Rp720.000, jadi 28% tagihan adalah kursi kosong.
Paket berjenjang punya masalah sebaliknya. Misalkan paket ilustratif 26–50 karyawan Rp1.800.000 dan 51–100 karyawan Rp3.200.000. Saat karyawan ke-51 masuk, tagihan naik Rp1.400.000 untuk satu orang. Tanyakan apakah ada tarif tambahan per karyawan di atas batas rentang sebagai pengganti lompatan paket.
Modul: yang sering tidak termasuk paket dasar
Paket dasar payroll biasanya mencakup data karyawan, komponen gaji, PPh 21, BPJS, dan slip gaji. Yang sering dijual sebagai modul atau paket lebih tinggi:
- Absensi: mesin sidik jari/wajah, absensi mobile dengan lokasi, jadwal shift
- Cuti dan izin: saldo cuti, persetujuan berjenjang
- Lembur: pengajuan, persetujuan, dan perhitungan otomatis 1/173
- Self-service karyawan (ESS): slip di aplikasi, pengajuan cuti, perubahan data
- Reimbursement dan kasbon
- Rekrutmen, penilaian kinerja, pelatihan
- Integrasi: akuntansi, bank, ERP, API
Satu modul yang tampak murah per karyawan tetap dikalikan seluruh karyawan. Modul Rp8.000 per karyawan untuk 60 karyawan menambah Rp480.000 per bulan atau Rp5.760.000 per tahun. Bila hanya 10 manajer yang memakai modul kinerja, tanyakan apakah modul bisa ditagih per pengguna bukan per karyawan.
Bulanan atau tahunan
Banyak vendor memberi potongan bila dibayar tahunan di muka. Contoh ilustratif: Rp40.000 per karyawan per bulan bila bulanan, atau setara Rp34.000 bila tahunan (potongan 15%). Untuk 50 karyawan, selisihnya 50 × Rp6.000 × 12 = Rp3.600.000 per tahun.
Potongan itu dibayar dengan dua risiko: dana keluar di muka, dan Anda terikat 12 bulan walaupun software ternyata tidak cocok. Cara aman yang sering dipakai: mulai bulanan selama 2–3 bulan masa stabilisasi, baru pindah ke kontrak tahunan setelah payroll berjalan dua periode tanpa koreksi besar. Dampak perpanjangan dibahas di kenaikan harga saat perpanjangan.
Siapa yang dihitung sebagai "karyawan"
Definisi karyawan berbayar menentukan tagihan, dan berbeda antarvendor:
- Apakah karyawan PKWT dan harian lepas dihitung sama dengan pegawai tetap?
- Apakah penerima penghasilan bukan pegawai (tenaga ahli, freelancer) yang dibuatkan bukti potong BP 21 di Coretax ikut dihitung?
- Apakah karyawan yang resign di bulan berjalan dihitung penuh?
- Apakah data karyawan yang sudah keluar tetap disimpan tanpa biaya? Bukti potong dan catatan penghitungan PPh 21 perlu disimpan; UU KUP Pasal 28 ayat (11) mewajibkan pembukuan dan dokumen dasarnya disimpan 10 tahun di Indonesia.
Checklist membaca penawaran
- Tarif per karyawan per bulan, sebelum PPN
- Biaya dasar per bulan atau per tahun
- Minimum karyawan yang ditagih
- Batas rentang paket dan tarif di atasnya
- Daftar modul yang termasuk dan yang terpisah
- Biaya implementasi, migrasi, pelatihan
- Potongan tahunan dan syarat pembatalan
- Batas kenaikan saat perpanjangan
- Definisi karyawan berbayar
- Biaya ekspor data saat berhenti
Gabungkan semuanya di simulasi biaya payroll per karyawan dan bandingkan dengan jasa payroll outsourcing.
Panduan terkait di kategori ini: fitur wajib payroll Indonesia 2026, iuran BPJS dan batas upah 2026.
Pertanyaan yang sering diajukan
Mengapa tarif per karyawan lebih mahal untuk usaha kecil?
Biaya vendor untuk melayani satu perusahaan (dukungan, implementasi, pembaruan aturan) sebagian tetap, berapa pun jumlah karyawannya. Biaya itu dibebankan lewat tarif lebih tinggi atau biaya dasar.
Apakah boleh menegosiasikan minimum karyawan?
Sering bisa, terutama bila Anda menandatangani kontrak tahunan atau menunjukkan rencana pertumbuhan. Minta hasilnya tertulis di order form, bukan hanya di email.
Bagaimana bila jumlah karyawan naik-turun karena musim?
Tanyakan apakah tagihan dihitung per bulan aktual. Untuk usaha dengan pekerja musiman, model per karyawan aktif lebih adil daripada paket berjenjang tahunan.
Apakah harga modul ikut naik saat perpanjangan?
Biasanya ya, karena kenaikan diterapkan ke seluruh tagihan. Minta batas kenaikan yang berlaku untuk paket dan modul sekaligus.
Sumber resmi
- Direktorat Jenderal Pajak — kewajiban bukti potong dan penyimpanan dokumen
- Pasal.id — UU 28/2007 (KUP) Pasal 28 tentang penyimpanan pembukuan
- JDIH Kementerian Keuangan — PMK 131/2024 tentang PPN
- Kementerian UMKM — program pendampingan digitalisasi usaha
