Simulasi Biaya & Checklist Memilih
Simulasi biaya software payroll per karyawan per bulan: tiga contoh UMKM dengan 15, 60, dan 150 karyawan
Contoh hitungan biaya bulanan software payroll dan HRIS untuk UMKM Indonesia dengan 15, 60, dan 150 karyawan, termasuk biaya dasar, modul, PPN, dan biaya efektif per karyawan.
Biaya software payroll per karyawan per bulan yang sebenarnya Anda bayar = (langganan per karyawan × jumlah karyawan + biaya dasar + modul + PPN) ÷ jumlah karyawan. Untuk usaha kecil, biaya dasar dan minimum tagihan membuat angka efektif per karyawan jauh di atas tarif yang tertera; untuk usaha yang lebih besar, angka efektif mendekati tarif. Tiga contoh ilustratif di bawah menunjukkan polanya, sehingga Anda tahu bagian mana dari penawaran yang paling memengaruhi tagihan.
Panduan ini bagian dari cara memilih software payroll yang paling cocok. Semua tarif ilustrasi, bukan harga vendor. Hitung skenario Anda dengan estimasi biaya payroll per bulan.
Asumsi yang dipakai
| Komponen | Nilai ilustratif |
|---|---|
| Tarif payroll dasar | Rp30.000 per karyawan per bulan |
| Biaya dasar | Rp500.000 per bulan |
| Minimum tagihan | 25 karyawan |
| Modul absensi + cuti + lembur | Rp15.000 per karyawan per bulan |
| Modul self-service (ESS) | Rp5.000 per karyawan per bulan |
| PPN | 11% efektif |
Contoh 1: toko dan kafe dengan 15 karyawan
Hanya payroll dasar, tanpa modul.
| Komponen | Perhitungan | Per bulan |
|---|---|---|
| Langganan (minimum 25) | 25 × Rp30.000 | Rp750.000 |
| Biaya dasar | Rp500.000 | |
| Subtotal | Rp1.250.000 | |
| PPN 11% | Rp137.500 | |
| Total | Rp1.387.500 | |
| Efektif per karyawan | Rp1.387.500 ÷ 15 | Rp92.500 |
Tarif yang tertera Rp30.000, tetapi biaya efektifnya lebih dari tiga kali lipat karena minimum tagihan dan biaya dasar. Untuk usaha seukuran ini, bandingkan juga dengan paket tanpa biaya dasar, spreadsheet yang dirawat baik, atau jasa outsourcing per slip. Lihat jasa payroll outsourcing vs software.
Contoh 2: distributor dengan 60 karyawan
Payroll + absensi/cuti/lembur, tanpa ESS.
| Komponen | Perhitungan | Per bulan |
|---|---|---|
| Langganan | 60 × Rp30.000 | Rp1.800.000 |
| Modul absensi/cuti/lembur | 60 × Rp15.000 | Rp900.000 |
| Biaya dasar | Rp500.000 | |
| Subtotal | Rp3.200.000 | |
| PPN 11% | Rp352.000 | |
| Total | Rp3.552.000 | |
| Efektif per karyawan | Rp3.552.000 ÷ 60 | Rp59.200 |
Modul absensi menambah 50% dari langganan dasar. Apakah layak? Bila sebelumnya staf admin merekap absensi dari mesin ke Excel 2 hari per bulan, modul ini menghemat waktu yang bisa dihitung di payback pindah dari Excel atau outsourcing.
Contoh 3: pabrik kecil dengan 150 karyawan
Payroll + absensi/cuti/lembur + ESS, dengan potongan volume ilustratif 10% atas langganan dan modul.
| Komponen | Perhitungan | Per bulan |
|---|---|---|
| Langganan | 150 × Rp30.000 | Rp4.500.000 |
| Modul absensi/cuti/lembur | 150 × Rp15.000 | Rp2.250.000 |
| Modul ESS | 150 × Rp5.000 | Rp750.000 |
| Potongan volume 10% | 10% × Rp7.500.000 | −Rp750.000 |
| Biaya dasar | Rp500.000 | |
| Subtotal | Rp7.250.000 | |
| PPN 11% | Rp797.500 | |
| Total | Rp8.047.500 | |
| Efektif per karyawan | Rp8.047.500 ÷ 150 | Rp53.650 |
Di skala ini, biaya dasar hampir tidak berarti per karyawan. Yang menentukan adalah tarif modul dan potongan volume. Satu modul Rp5.000 per karyawan terasa kecil, tetapi setara Rp9.000.000 per tahun sebelum potongan.
Ringkasan dan pola
| Ukuran | Total per bulan | Efektif per karyawan | Penentu utama |
|---|---|---|---|
| 15 karyawan | Rp1.387.500 | Rp92.500 | Minimum tagihan dan biaya dasar |
| 60 karyawan | Rp3.552.000 | Rp59.200 | Modul absensi |
| 150 karyawan | Rp8.047.500 | Rp53.650 | Tarif modul dan potongan volume |
Polanya: usaha kecil harus menegosiasikan minimum dan biaya dasar, usaha menengah harus memilih modul dengan hati-hati, dan usaha yang lebih besar bisa meminta potongan volume.
Biaya yang belum masuk simulasi ini
- Implementasi dan migrasi data (satu kali)
- Mesin absensi atau perangkat lain
- Pelatihan dan waktu staf selama transisi
- Kenaikan harga saat perpanjangan
- Integrasi dengan software akuntansi atau bank
Semua itu masuk ke simulasi TCO 3 tahun. Kenaikan saat perpanjangan dibahas di kenaikan harga perpanjangan.
Cara memakai kalkulator untuk contoh Anda
- Isi jumlah karyawan yang diproses (bukan yang terdaftar).
- Isi tarif per karyawan sudah termasuk modul yang Anda pilih. Untuk contoh 2: Rp30.000 + Rp15.000 = Rp45.000.
- Isi biaya dasar. Bila jumlah karyawan di bawah minimum, tambahkan selisihnya ke biaya dasar: contoh 1 → (25 − 15) × Rp30.000 + Rp500.000 = Rp800.000.
- Untuk rentang, isi tarif terendah dan tertinggi dari penawaran yang Anda terima.
- Tambahkan PPN 11% di luar kalkulator, atau dengan kalkulator kenaikan dan PPN.
Pertanyaan yang sering diajukan
Berapa biaya payroll per karyawan yang wajar?
Tidak ada angka resmi. Yang wajar adalah yang bisa Anda jelaskan: komponen apa yang dibayar, dan pekerjaan apa yang tidak lagi dikerjakan manual. Bandingkan biaya efektif per karyawan, bukan tarif yang tertera.
Apakah karyawan PKWT dan harian lepas dihitung?
Biasanya ya, bila slip mereka dibuat di sistem. Tanyakan definisi karyawan berbayar sebelum menandatangani.
Bagaimana bila jumlah karyawan turun?
Pada model per karyawan aktif, tagihan ikut turun. Pada kontrak tahunan dengan jumlah tetap, Anda mungkin tetap membayar jumlah awal sampai perpanjangan.
Apakah perlu memasukkan PPN bila perusahaan PKP?
Masukkan untuk perencanaan kas. Bila PPN bisa dikreditkan, beban riilnya berkurang, tetapi kas tetap keluar lebih dulu.
Sumber resmi
- JDIH Kementerian Keuangan — PMK 131/2024 tentang PPN 12% dengan DPP 11/12
- Direktorat Jenderal Pajak — faktur pajak di Coretax
- Kementerian UMKM — informasi digitalisasi usaha
