Slip gaji, THR, lembur, dan kompensasi PKWT: kewajiban hukum pemberi kerja dan apa yang harus dicatat software

Empat kewajiban ketenagakerjaan ini paling sering bergantung pada software payroll: memberi bukti pembayaran upah yang merinci upah saat upah dibayarkan (PP 36/2021 Pasal 53 ayat (2)), membayar THR keagamaan paling lambat 7 hari sebelum hari raya bagi pekerja dengan masa kerja 1 bulan atau lebih (Permenaker 6/2016), membayar lembur dengan upah sejam 1/173 dan tarif bertingkat (PP 35/2021 Pasal 31–32), dan membayar uang kompensasi saat PKWT berakhir (PP 35/2021 Pasal 15–16). Pengawasannya ada pada pengawas ketenagakerjaan, bukan DJP, sehingga software yang hanya kuat di pajak bisa tetap meninggalkan risiko. Panduan ini merinci kewajiban, cara hitung, dan bukti yang perlu disimpan.

Panduan ini bagian dari kesalahan umum payroll di UMKM. Ini bukan nasihat hukum; untuk sengketa, hubungi dinas ketenagakerjaan setempat atau praktisi hukum.

Slip gaji

PP 36/2021 Pasal 53 menetapkan:

• Upah wajib dibayarkan kepada pekerja yang bersangkutan (ayat (1)).
• Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan (ayat (2)).
• Upah dapat dibayarkan kepada pihak ketiga berdasarkan surat kuasa pekerja (ayat (4)).

PP 36/2021 telah diubah PP 51/2023 dan PP 49/2025. PP 49/2025 tidak menyentuh Pasal 53 (perubahannya soal struktur dan skala upah, upah minimum, upah minimum sektoral, Pasal 49, dan dewan pengupahan), dan kami juga belum melihat perubahan Pasal 53 oleh PP 51/2023; tetap cek teks terbaru. Slip yang baik merinci:

Bagi software, artinya slip harus terbit di hari yang sama dengan transfer gaji, bisa diakses karyawan (aplikasi, email, atau cetak), dan tersimpan sebagai arsip.

THR keagamaan

Ketentuan utama Permenaker 6/2016:

• Berhak: pekerja dengan masa kerja 1 bulan terus-menerus atau lebih, baik PKWTT maupun PKWT (Pasal 2).
• Besaran: masa kerja 12 bulan atau lebih = 1 bulan upah; kurang dari 12 bulan = masa kerja/12 × 1 bulan upah (Pasal 3 ayat (1)).
• Upah satu bulan: upah tanpa tunjangan (clean wages) atau upah pokok termasuk tunjangan tetap (Pasal 3 ayat (2)). Untuk pekerja harian lepas, rata-rata upah 12 bulan terakhir atau rata-rata selama masa kerja (Pasal 3 ayat (3)).
• Waktu: dibayar paling lambat 7 hari sebelum hari raya keagamaan (Pasal 5 ayat (4)).
• Denda: terlambat bayar dikenai denda 5% dari total THR yang harus dibayar, sejak berakhirnya batas waktu; denda tidak menghapus kewajiban membayar THR (Pasal 10).

Contoh ilustratif. Upah pokok Rp4.800.000 + tunjangan tetap Rp600.000 = Rp5.400.000.

Bila THR untuk 40 karyawan dengan total Rp180.000.000 terlambat, dendanya 5% × Rp180.000.000 = Rp9.000.000, dan THR tetap harus dibayar.

Setiap tahun Kemnaker biasanya menerbitkan surat edaran tentang pelaksanaan THR; cek di Kemnaker menjelang hari raya. THR juga dikenai PPh 21 bersama penghasilan bulan pembayarannya, sehingga tarif TER bulan itu bisa lebih tinggi (kategori A/B/C tetap mengikuti status PTKP).

Lembur

Contoh ilustratif dasar 75%. Upah pokok Rp3.500.000, tunjangan tetap Rp500.000, tunjangan tidak tetap Rp2.000.000; total Rp6.000.000. Pokok + tetap = Rp4.000.000, yaitu 66,7% dari total, di bawah 75%. Dasar lembur = 75% × Rp6.000.000 = Rp4.500.000; upah sejam = Rp4.500.000 ÷ 173 ≈ Rp26.012.

Uang kompensasi PKWT

• PKWT berdasarkan jangka waktu paling lama 5 tahun termasuk perpanjangan (Pasal 8).
• Uang kompensasi diberikan saat PKWT berakhir kepada pekerja dengan masa kerja paling sedikit 1 bulan terus-menerus (Pasal 15).
• Besaran: 12 bulan = 1 bulan upah; kurang atau lebih dari 12 bulan = masa kerja/12 × 1 bulan upah; dasarnya upah pokok + tunjangan tetap (Pasal 16).

Contoh. PKWT 18 bulan, upah pokok + tunjangan tetap Rp5.000.000. Kompensasi = 18/12 × Rp5.000.000 = Rp7.500.000.

Bukti yang perlu disimpan software

1. Slip gaji per karyawan per periode, dengan tanggal terbit
2. Bukti transfer gaji dan THR, dengan tanggal
3. Perintah dan persetujuan lembur, jam aktual
4. Saldo dan riwayat cuti
5. Kontrak PKWT, perpanjangan, dan pembayaran kompensasi
6. Riwayat perubahan upah

Bukti ini menjadi pegangan saat ada pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan atau perselisihan. Bila datanya tersimpan di vendor, pastikan bisa diekspor; lihat kontrak SaaS HR, ekspor data, dan SLA.

Panduan terkait di kategori ini: integrasi akuntansi, bank, dan mesin absensi, migrasi data karyawan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah slip gaji elektronik sah?

Pasal 53 mensyaratkan bukti pembayaran yang merinci upah saat dibayar, tanpa menyebut bentuk kertas. Slip elektronik umum dipakai; pastikan karyawan bisa mengakses dan menyimpannya.

Apakah karyawan yang di-PHK menjelang hari raya tetap dapat THR?

Permenaker 6/2016 Pasal 7 mengatur bahwa pekerja PKWTT yang mengalami pemutusan hubungan kerja oleh pengusaha terhitung sejak 30 hari sebelum hari raya tetap berhak THR untuk tahun berjalan; ketentuan ini tidak berlaku bagi pekerja PKWT yang kontraknya berakhir sebelum hari raya. Untuk karyawan yang mengundurkan diri, cek teks pasalnya atau tanyakan dinas ketenagakerjaan. Software sebaiknya menandai kasus ini, bukan menghapus karyawan dari daftar THR secara otomatis.

Bolehkah lembur dibayar dengan cuti pengganti saja?

Aturan lembur PP 35/2021 mewajibkan upah kerja lembur. Bila ada kebijakan lain, konsultasikan dengan praktisi hukum ketenagakerjaan.

Apakah THR boleh dicicil?

Permenaker 6/2016 mewajibkan pembayaran paling lambat H-7. Kebijakan khusus pernah diatur melalui surat edaran pada situasi tertentu; jangan berasumsi tanpa dasar tertulis yang berlaku tahun itu.

Sumber resmi

• Pasal.id — PP 35/2021, PP 36/2021, PP 49/2025, Permenaker 6/2016
• Kementerian Ketenagakerjaan — surat edaran THR dan pengaduan
• JDIH Kemnaker — peraturan menteri dan surat edaran
• JDIH Kementerian Keuangan — PPh 21 atas THR (PP 58/2023, PMK 168/2023)