Kesalahan, Migrasi & Sumber Resmi
Kontrak software payroll dan HRIS: pasal ekspor data, SLA saat tanggal gajian, pembaruan aturan, dan pemutusan
Pasal kontrak SaaS payroll yang perlu dicek: ekspor data dan riwayat gaji, SLA saat gajian, pembaruan aturan pajak/BPJS, dan cara berhenti.
Kontrak software payroll berbeda dari kontrak software lain dalam tiga hal: tanggal gajian tidak bisa ditunda sehingga ketersediaan sistem di hari-hari itu harus dijamin, aturan pajak dan BPJS berubah sehingga pembaruan harus termasuk langganan, dan data gaji harus tetap bisa Anda akses selama bertahun-tahun karena dokumen pajak wajib disimpan 10 tahun. Pasal yang paling penting dicek sebelum tanda tangan: hak ekspor seluruh data dalam format terbuka, SLA dan dukungan di sekitar tanggal gajian, pembaruan aturan, batas kenaikan harga, pelindungan data pribadi, dan cara berhenti.
Panduan ini bagian dari kesalahan umum payroll di UMKM. Ini bukan nasihat hukum; untuk kontrak bernilai besar, minta praktisi hukum meninjaunya.
Pasal-pasal yang perlu dicek
| Pasal | Yang dicari | Tanda bahaya |
|---|---|---|
| Ruang lingkup | Daftar modul, jumlah karyawan, fitur termasuk | "Fitur dapat berubah sewaktu-waktu" tanpa batas |
| Harga dan kenaikan | Tarif, biaya dasar, batas kenaikan perpanjangan | Kenaikan sepihak tanpa batas |
| Pembaruan aturan | Pembaruan PPh 21, BPJS, format Coretax termasuk langganan | Pembaruan aturan sebagai "pengembangan khusus" berbayar |
| SLA | Ketersediaan, waktu respons, jam dukungan | Tidak ada jaminan di akhir bulan |
| Data | Kepemilikan data, ekspor, retensi, penghapusan | Ekspor hanya PDF, atau berbayar mahal |
| Pelindungan data pribadi | Peran pengendali/prosesor, subprosesor, kebocoran | Tidak ada kewajiban memberi tahu insiden |
| Tanggung jawab | Batas ganti rugi, kesalahan perhitungan | Vendor sama sekali tidak bertanggung jawab atas hasil hitung |
| Perpanjangan dan berhenti | Perpanjangan otomatis, masa pemberitahuan | Pemberitahuan 90 hari tanpa pengingat |
| Hukum dan bahasa | Hukum Indonesia, bahasa Indonesia | Hanya versi bahasa asing |
Ekspor data: pasal yang paling sering diremehkan
Saat ingin pindah vendor, Anda membutuhkan:
- Data master karyawan (semua kolom, termasuk tanggal masuk asli)
- Riwayat gaji per komponen per bulan
- Riwayat PPh 21 per karyawan dan kertas kerja penghitungan
- Bukti potong dan file yang pernah diunggah ke Coretax
- Saldo cuti, riwayat lembur, absensi
- Riwayat perubahan (log)
PMK 168/2023 Pasal 20 ayat (1) mewajibkan pemotong pajak membuat dan menyimpan catatan atau kertas kerja penghitungan PPh 21 per penerima penghasilan, dan UU KUP Pasal 28 ayat (11) mewajibkan penyimpanan dokumen dasar pembukuan selama 10 tahun. Bila data itu hanya ada di sistem vendor, Anda harus bisa mengambilnya. Tulis di kontrak:
- Format ekspor (misalnya CSV/Excel per tabel), bukan hanya PDF.
- Ekspor bisa dilakukan sendiri kapan saja, tanpa biaya.
- Setelah kontrak berakhir, ada masa akses baca (misalnya 60–90 hari) untuk mengambil data.
- Vendor menghapus data setelah masa itu dan memberi konfirmasi tertulis.
Uji pasal ini sebelum tanda tangan: minta ekspor percobaan dari akun uji coba.
SLA di sekitar tanggal gajian
Gangguan di tanggal 25–30 lebih mahal daripada gangguan di tengah bulan. Tanyakan:
- Target ketersediaan bulanan dan cara menghitungnya
- Jam dukungan, terutama di akhir bulan dan menjelang hari raya (THR)
- Waktu respons untuk masalah yang menghentikan proses gaji
- Jadwal pemeliharaan: tidak boleh di jendela gajian
- Kompensasi bila SLA tidak terpenuhi (biasanya kredit langganan)
Kredit langganan jarang sebanding dengan kerugian bila gaji terlambat. Yang lebih berguna adalah rencana cadangan: kemampuan mengekspor daftar gaji terakhir agar bisa diproses manual bila sistem tidak bisa diakses.
Pembaruan aturan dan tanggung jawab hasil hitung
Aturan yang berubah selama kontrak bisa banyak: batas upah JP tahunan, upah minimum, fasilitas PPh 21 DTP, format bukti potong Coretax, dan nantinya peraturan pelaksana UU Pelindungan Ketenagakerjaan yang disahkan DPR pada Oktober 2026. Pastikan kontrak menyebut bahwa pembaruan karena perubahan peraturan termasuk langganan dan ada target waktunya.
Soal tanggung jawab, vendor wajar membatasi ganti rugi. Tetapi bila kesalahan berasal dari logika perhitungan software (bukan data yang Anda masukkan), mintalah vendor setidaknya memperbaiki dan membantu koreksi tanpa biaya.
Bahasa, hukum yang berlaku, dan klausula baku
UU 24/2009 Pasal 31 mewajibkan bahasa Indonesia dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia; versi bahasa asing boleh berdampingan. Untuk vendor luar negeri, perhatikan pilihan hukum dan forum sengketa.
Syarat umum SaaS biasanya berupa klausula baku. UU 8/1999 tentang Perlindungan Konsumen Pasal 18 membatasi klausula baku, tetapi undang-undang itu ditujukan untuk konsumen akhir; perusahaan yang membeli software untuk usahanya tidak selalu bisa mengandalkannya. Karena itu, negosiasikan pasal penting di order form yang ditandatangani kedua pihak.
Cara berhenti dengan rapi
- Cek masa pemberitahuan dan kirim pemberitahuan tertulis tepat waktu.
- Ekspor seluruh data sebelum tanggal berakhir, lalu cek kelengkapannya.
- Pastikan bukti potong tahunan sudah dibuat untuk tahun pajak yang selesai.
- Cabut akses pengguna, integrasi bank, dan API.
- Minta konfirmasi penghapusan data.
- Jalankan periode paralel di sistem baru; lihat migrasi data karyawan.
Terkait kenaikan harga saat perpanjangan, lihat kenaikan harga perpanjangan; terkait data pribadi, lihat UU PDP untuk data karyawan.
Panduan terkait di kategori ini: integrasi akuntansi, bank, dan mesin absensi, kewajiban slip gaji, THR, dan lembur.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah syarat umum di situs vendor sudah cukup?
Untuk langganan kecil sering hanya itu yang tersedia. Untuk langganan bernilai besar, minta order form atau adendum yang memuat ekspor data, SLA, dan batas kenaikan.
Apakah perlu meterai pada kontrak SaaS?
Bea meterai Rp10.000 berlaku atas dokumen tertentu menurut UU 10/2020. Untuk kontrak yang dimaksudkan sebagai alat bukti, banyak usaha membubuhkan meterai, termasuk meterai elektronik. Tanyakan konsultan bila ragu.
Bagaimana bila vendor tutup?
Inilah alasan utama ekspor rutin. Ekspor data lengkap secara berkala, misalnya setiap akhir triwulan dan setiap akhir tahun pajak.
Siapa pemilik data payroll?
Perusahaan Anda sebagai pengendali data. Kontrak sebaiknya menyatakannya secara tegas dan membatasi penggunaan data oleh vendor.
Sumber resmi
- Pasal.id — UU 24/2009 Pasal 31, UU 8/1999 Pasal 18, UU 10/2020, UU 27/2022
- JDIH Kementerian Keuangan — PMK 168/2023 Pasal 20 tentang kertas kerja PPh 21
- Direktorat Jenderal Pajak — kewajiban penyimpanan dokumen
